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効果的な企業の危機管理マニュアルの作成方法とその基礎知識

危機管理マニュアル

多種多様なリスクが取り巻いている企業は、危機による損失を最小限に抑えるために危機管理マニュアルの導入が不可欠です。

しかし、慣れていないと危機管理マニュアルを作成するのはなかなか難しいのではないでしょうか。

今回はそんな方のために危機管理マニュアルの基本と具体的な作成方法を紹介していきます。

この記事を読むことでスムーズに危機管理マニュアルを作成できるようになるので、ぜひ読み進めてください。

危機管理マニュアルとは

マニュアル

危機管理マニュアルとは、危機による被害を最小限に抑えて危機状態から脱出するための対応を記載したマニュアルのことです。

危機を防止するための対策もあわせて記載されていますが、すでに危機が発生した後の対応が中心となります。

企業には台風などの自然災害や風評被害、資金難など多種多様なリスクがありますが、危機管理マニュアルはそれぞれの対処を考えておく必要があります。

何度も周囲と話し合いながら効果的な危機管理マニュアルを目指しましょう。

危機管理マニュアルが必要な理由

理由

危機管理はコストがかかるからと敬遠している企業も少なくありませんが、危機から事業を守る危機管理は万が一のための保険となってくれるため導入は必要不可欠です。

危機管理マニュアルを導入すれば、企業を取り巻くリスクを従業員に認識させることができるだけでなく、危機が発生した場合に迅速な対処が可能になるため、危機による事業の被害を最小限に抑えることができます。

危機管理マニュアルを策定する6つの流れ

手順

次に危機管理マニュアルの作成で悩んでいる方のために、策定の流れを説明していきます。どれも参考になる情報ばかりなので、ぜひ読み進めてください。

目的や基本方針を明確にする

まずはどのような目的で危機管理マニュアルを作成したのかを記載します。例えば、従業員の安全確保や二次被害防止、被害の軽減など具体的に明記しておくと良いでしょう。

また、あわせて危機管理マニュアルの基本方針も記載しておけば、その後の内容も分かりやすく読んでもらえます。

考えられる危機を洗い出す

ニュースや自社の過去の事例などをもとに想定される企業の危機を洗い出し、どの程度の被害が想定されるのかを把握します。この際に被害は最悪の場合も想定しておきましょう。

というのも過去の事例のみを参考に被害状況を決めてしまうと、想定外の事態が起きた際に冷静に対処できなくなるおそれがあるためです。

そのため常に被害は予想を超えてくると考えて、最悪の状況も想定しておきましょう。

トラブル発生時の対応を決める

危機による被害が発生した際に、どのような対応を行えば良いのかを就業中・自宅にいる場合・通勤中などの出先などの状況別にそれぞれ記載しましょう。

例えば就業中の場合は、身の安全を確保したのちに周囲の安否確認をし二次被害の防止を行うなど具体的に対応を明記します。

また就業中に危機が発生した場合を想定して、社内の安全ゾーン・避難ルート・事業所の近くにある避難場所を記載しておきましょう。

安全ゾーンとは、キャビネットの転倒などの被害を受けづらい内部の安全なエリアのことです。

危機管理組織の役割を明確にする

トラブル発生時はパニックに陥りやすいため、従業員の安全を確保するための指示を送れるように危機管理組織を設置しますが、あらかじめそのメンバーと役割を定めておきましょう。

危機管理組織の役割の一例は、以下のとおりです。

【本部長】
組織を統括する
【連絡班】
被災状況や災害などの情報伝達、消防署などへの連絡など
【消火班】
初期消火や防災設備の稼働など
【避難誘導班】
避難経路の確認や避難場所への誘導など
【応急救護班】
逃げ遅れた従業員の救出や負傷者の応急処置、医療機関への搬送など

危機などのトラブル発生時は何が起きるのか分からないため、代行者を複数決めておくと万が一の際も安心です。

緊急連絡網を記載する

災害などの危機が発生した際に迅速に安否確認が行えるようにあらかじめ全従業員の連絡先を危機管理マニュアルに記載しておきます。

安否確認の手段は電話やメールだけではなく、安否確認サービスも導入しておきましょう。

安否確認サービスは電話番号やメールアドレスを登録しなくても専用サイトに書き込むことで安否確認ができるため、輻輳により電話が繋がりづらい状況に陥ったとしても問題ありません。

また安否確認サービスは事業所内だけでなく、どのような場所でも作動できるように複数の端末を用意したり、インターネットのブラウザを使えるサービスを利用すると良いでしょう。

さらに安否確認を知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

BCPで安否確認が最重要な理由とその基礎知識

定期的に改善していく

危機管理マニュアルを作成したら、それで終わりではありません。

一度、策定したものを使い回しているという企業も少なくありませんが、それでは危機が発生した際に危機管理マニュアルが機能しないおそれがあります。

そのため、従業員に危機管理マニュアルを浸透させた上で定期的に見直し・改善していくことが必要不可欠となります。

リスクによる被害を最小限に抑えるためにリスク情報の収集が重要な理由

災害発生時は、意思決定に基づいた初動対応をすみやかに開始するために、被害状況などの情報収集を行わなければなりません。

しかし、災害発生時はリソースが限られた状況の中で情報を精査しなければならず、場合によっては対応しきれないおそれがあり、これによって的確な対応ができない可能性があります。

この状況を解決するために自治体や企業では、AI情報収集サービス「FASTALERT」が活用されています。

FASTALERTは、自然災害・事故・事件など自治体や企業におけるリスクが発生した場合にAIが正誤を分析した上でほぼリアルタイムでサービス利用者に提供する仕組みです。

弊社ではFASTALERTの紹介資料やSNSで炎上が起きる理由など、企業や自治体の防災担当者が抱えるお悩みを解決するために防災に関する資料を幅広く用意しています。

詳しくご覧になりたい方は、「防災お役立ち資料」から資料をお気軽にダウンロードしてください。

まとめ

今回は危機管理マニュアルの基礎知識と危機管理マニュアルを作成する手順などを説明しました。

最後にもう一度おさらいすると本記事の大切なポイントには次の3点があげられます。

  • 危機管理マニュアルとは、事業の危機による被害を最小限に抑えて危機状態から回復するためのマニュアルのこと
  • 危機管理マニュアルを導入すれば、危機が発生した際に従業員が適切な対応が取れるようになる
  • 事業の危機を洗い出す際は、過去の事例を参考にするだけではなく必ず最悪の状況を想定する

この記事を参考にして効果的な危機管理マニュアルを作成しましょう。

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