事業継続に不可欠な安否確認の概要と的確に行うための鉄則

地震など想定外の大規模な災害によって多くの社員が被災してしまうおそれがあり、そうした場合に備えてあらかじめBCP対策の1つである安否確認を十分に確立させておく必要があります。

しかし、これから安否確認を強化しようと考えている企業担当者の中にはどのように安否確認を進めていけば良いのか分からない方もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では安否確認の意義と主な種類、安否確認を行う上でのポイントなどを説明していきます。

この記事を読むことで安否確認を効果的に行う方法を把握できるので、企業の担当者はぜひ参考にしてください。

事業継続のために不可欠な安否確認

災害はいつどこで起こるのか分からず、災害発生に備えるための事業継続の一環として安否確認の手段を明確に定めておくことが重要です。

災害発生時の安否確認には、社員の被災状況を確認するほか、災害による被害を受けた事業の復旧をする人材を探すという目的があります。

十分に安否確認の手段が確立されていなければ、災害発生時に社員の被災状況などを確認できないことで、事業復旧の目処が立たなくなってしまうおそれがあるため、注意しなければなりません。

安否確認の主な4つの種類と特徴

事業継続の一環としても重要な安否確認には、どういった手段があるのでしょうか。

この章では、主な安否確認の種類や特徴を説明していくので、これから安否確認の手段を確立したいと考えている企業の担当者はぜひ参考にしてください。

電話

電話は安否確認の手段として最も一般的な方法であり、声で相手の様子を把握することができます。

しかし、これまでの震災で複数確認されているように大規模な災害発生時は、被災直後に安否確認で電話が集中することで回線が輻輳状態に陥って、通信規制が実施され、一時的に利用できなくなってしまうのです。

これではスムーズに安否確認ができないため、安否確認の手段としては電話だけでなく、そのほかの方法も導入しておかなければなりません。

災害伝言ダイヤル171

前述した電話の通信規制発生時に備えて、NTTから音声の伝言板である災害伝言ダイヤル171が提供されており、1つの伝言あたり30秒以内で最大20件の伝言を残すことができます。

しかし、災害伝言ダイヤル171はあくまでも個人用であり、録音時間や録音数などに制限があるため、企業向けとしては不向きであると言えます。

メール

携帯電話やPCなどからメールで安否確認をする方法であり、テキストによるやり取りで被災状況を詳細に確認することができます。

ただ、新年の挨拶などでも体験された方も多いと思いますが、メールサーバーが混雑した場合は、メールがすぐに届かずに数時間後に相手に到着してしまうリスクがあります。

また、大規模な災害によってサーバーがダウンした場合は利用そのものができなくなるおそれがありますし、返信がなければ相手の状況を把握することができません。

チャットツール・連絡アプリ

前述したように電話は通信規制によって一時的に利用できなくなるリスクがありますが、チャットツール・連絡アプリは災害に強いインターネット回線を用いるため、スムーズに安否確認ができる傾向にあります。

また種類にもよりますが、チャットツール・連絡アプリであれば、メッセージを送った際に既読がつく機能が備わっていることが多いため、もし社員からすぐに返信が来なくても無事であることは確認できます。

安否確認サービス

安否確認サービスは、災害発生時にあらかじめ登録された社員に一斉に安否確認する仕組みであり、サービスにもよりますが、災害を検知して自動的に安否確認をとった上で、一元的に集計状況を確認することができます。

安否確認サービスは提供する会社によって、強みが異なるため、事業規模などにあわせてどのサービスが最善と考えられるのかをよく調べておきましょう。

的確な安否確認を実現するためのポイント

安否確認の手段を決めても、それだけでは災害発生時に的確な安否確認を実施できないおそれがあるため、あらかじめ安否確認をどのように行うのかを定めておく必要があります。

この章では安否確認を行う上での主なポイントを説明していくので、ぜひ読み進めてください。

複数の手段を確保しておく

災害発生時は何が起こるのか分からないので、1つの安否確認の手段に頼ってしまうと利用できなくなった場合に迅速に安否確認ができず、大きな混乱が発生するおそれがあります。

そのため、スムーズに安否確認を行うためには複数の安否確認の方法を平時から導入しておくと良いでしょう。

また安否確認の担当者を1人に任命した場合、その担当者が被災した場合に安否確認が思うように進まなくなってしまうため、住んでいる地域の異なる複数の担当者を選んでおくことが望ましいです。

安否確認の訓練も行う

せっかく安否確認の手段を決めていても利用方法を十分に把握していなければ、災害発生時に安否確認がスムーズにできないため、平時から利用方法など安否確認の訓練を行なっておくことが大切です。

また災害発生時に社員が連絡先の変更を共有し忘れていた場合、安否確認ができなくなってしまいますが、普段から定期的に実際に安否確認を行う訓練を開催していればそうしたトラブルも防ぐことができます。

安否確認の内容を定めておく

あらかじめ安否確認の内容を十分に定めていないと、集まる情報がバラバラになることで的確な意思決定ができなくなってしまうおそれがあるため、主に以下の内容を明確に定めておきましょう。

• 本人とその家族の安否
• 自宅周辺の被災状況
• 出社できるかどうか
• 自宅待機が必要かどうか　など

リスク情報を早期把握できるFASTALERT

災害発生時は、意思決定に基づいた初動対応をすみやかに開始するために、被害状況などの情報収集を行わなければなりません。

しかし、災害発生時はリソースが限られた状況の中で情報を精査しなければならず、場合によっては対応しきれないおそれがあり、これによって的確な対応ができない可能性があります。

この状況を解決するために自治体や企業では、AI情報収集サービス「FASTALERT」が活用されています。

FASTALERTは、自然災害・事故・事件など自治体や企業におけるリスクが発生した場合にAIが正誤を分析した上でほぼリアルタイムでサービス利用者に提供する仕組みです。

弊社ではFASTALERTの紹介資料やSNSで炎上が起きる理由など、企業や自治体の防災担当者が抱えるお悩みを解決するために防災に関する資料を幅広く用意しています。

詳しくご覧になりたい方は、「防災お役立ち資料」から資料をお気軽にダウンロードしてください。

最後に

安否確認には社員の被災状況を把握するだけでなく、事業の復旧を手伝う社員を探すという重要な役割があるため、迅速に安否確認ができなければ、事業の復旧に遅れが生じてしまうおそれがあります。

この記事を参考に災害発生時に備えて、迅速に安否確認を行えるようにしておきましょう。