BCPで安否確認が最重要な理由とその基礎知識
※2021年2月26日更新
2011年に発生した東日本大震災以降、導入が重視されている安否確認。
BCPを策定する上でも優先される安否確認ですが、安否確認がなぜ重要なのか分からないという方も少なからずいるのではないでしょうか。
今回はそんな方のためにBCPと安否確認の基礎知識や安否確認の種類などを解説していきます。
この記事を読むことで安否確認の意義が明確に分かるので、ぜひ参考にしてください。
覚えておきたいBCPと安否確認の予備知識
まずはBCPと安否確認の基本を説明していくので、企業の防災担当者はぜひ参考にしてください。
BCPが必要不可欠な理由
BCP（Business Continuity Plan：事業継続計画）とは、企業を取り巻く災害や事故などのリスクが起きた際に事業の継続または早期復旧を図るための計画のことです。
BCPには事業の損失を最小限に抑えたり、顧客からの信頼を保つという目的があり、災害などのリスク発生時に行う詳細な防災行動をあらかじめ定めておきます。
このBCPを導入していない状態で災害などのリスクに巻き込まれてしまうと、混乱によって冷静な判断ができずに迅速な事業復旧が行えないばかりか、被害の拡大に繋がるおそれがあるのです。
現状ではBCPを義務付ける法令や条例はありませんが、事業をリスクによる悪影響か可能な限り守るという意味で導入しておくことが望ましいと言えます。
ここでは簡易的な説明となりましたが、より詳しくBCPを知りたいという方は以下の記事をご覧ください。
BCPで最優先するべき安否確認
事業のサービスや製品の供給など事業継続または事業の早期復旧を図る上で欠かせないのが、経営資源（ヒト・モノ・カネ・情報）の1つである従業員の確保であり、これを実現するためには災害発生時の安否確認が非常に重要です。
BCPにおける安否確認には、主に以下2つの役割があり、復旧対応ができる社員の人数を把握できれば、その後の事業の復旧完了までの見通しが立ちやすくなります。
- 災害発生時に従業員やその家族の被災状況を確認する
- 事業継続のために復旧対応を行えるかどうかを確かめる
特に社会的な影響の大きいインフラ事業や医療機関などは、災害発生直後から迅速な対応がステークホルダーから求められており、すみやかに安否確認を行わなければなりません。
もちろん安否確認が複雑な仕組みでは迅速な事業継続・復旧を望めないため、簡潔でスムーズに行える安否確認を導入すると良いでしょう。
安否確認システムの5つの種類
次に安否確認の一例を説明していきます。どれも大切な内容になるので、ぜひ読み進めてください。
電話
社員の声を直接、聞けることから基本的な手段として考えている企業も中にはいますが、地震など災害発生時はすみやかな安否確認を実現できない可能性が高いです。
東日本大震災など過去の震災で複数回、確認されているように災害発生直後は多くの方が安否確認で電話を利用するため、電話回線が輻輳状態に陥ることで通信規制が実施され、一時的に利用できなくなります。
そのため、迅速な安否確認を実現するためには、電話だけではなく、別の手段を確保しておかなければなりません。
メール
メールによる安否確認は多くの会社で導入されている方法です。
事前に全従業員のメールアドレスを一括で管理し、災害時には一斉送信メールで従業員の安否を確認するだけなので、安否確認がスムーズに行えます。
しかし2011年の東日本大震災で実際に起きたように、大規模な災害発生時はメールが殺到することでメールサーバーの処理が追いつかず、迅速な安否確認ができないおそれがあります。
連絡アプリ
LINEやMessenger、Skypeなどを使って安否確認をとる方法です。広範囲に及ぶ災害でもインターネット回線が使える状態なら連絡をとることができます。
実際に2018年6月に発生した大阪府北部地震で12,800件の電話が繋がらなくなった際に多くの方がデータ通信で使えるLINEで連絡を取っていたようです。
また既読機能が付いているアプリが多いので、返信が来なかったとしても安否を確認できるのはメリットになります。
あらかじめ全従業員のアカウントを管理・グループを作成した上で、緊急時にメッセージを送るとスムーズに安否確認をとれるでしょう。
SNS
Workplaceなどの法人用SNSをとおして安否確認する方法です。
メッセージを読んでもらえたのか確認しづらい面があるため、基本的には安否確認よりも指示などの情報拡散で使うと良いでしょう。
ただし、法人用SNSはチャットツールと投稿の2種類が用意されていることがほとんどで、情報量が多いため、人によっては見逃してしまう恐れがあります。
安否確認サービス
セコムやNECなどが提供している企業の安否確認サービスを使う方法です。
サービスによっては災害が発生した際に自動で安否確認をしてくれたり、回答を集計する機能があったりします。
また、電話番号やアカウントを登録せずとも専用サイトに書き込むことで安否確認ができるため、スマートフォンが使えない状況でもほかにPCやタブレットがあれば問題ありません。
ただ、メールや連絡アプリなどと違って運用コストがかかるというデメリットがあります。
安否確認で気をつけたい6つのポイント
ここでは安否確認で確かめておきたいポイントを解説していきます。どれも安否確認を行う上で重要な内容になるので、ぜひじっくり読んでみてください。
優先的に復旧する業務などを決めておく
災害発生時に安否確認を行う場合に備えて、あらかじめ前述したBCPに以下の内容を定めておきましょう。
- 優先的に復旧するべき業務
- 目標復旧時間・目標復旧レベル
- 復旧対応に必要な人数
優先的に復旧するべき業務や目標復旧時間・目標復旧レベルは、業務が停止した場合の影響を分析・評価するビジネスインパクト分析（Business Impact Analysis：BIA）で洗い出すことができます。
もし上記を明確に定めておかなかった場合は、混乱を招くだけでなく、迅速に復旧対応を進められないおそれがあるので、注意が必要です。
詳しくビジネスインパクト分析や目標復旧時間・目標復旧レベルを知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
的確な復旧対応を進める上で鍵となる災害時の目標復旧時間と適切な時間を決めるためのポイント
従業員に無理な参集を行わない
いくら事業の継続や早期復旧のためだとは言え、災害発生後に無理に社員に出社させることは禁物です。
企業には、以下の労働契約法第5条で従業員に対する安全配慮義務が法的に課せられています。
【労働契約法第5条】
使用者は、労働契約に伴い、労働者がその生命、身体等の安全を確保しつつ労働することができるよう、必要な配慮をするものとする
万が一、無理な出社を強要したことで従業員が被害を受けた場合は、安全配慮義務違反として法的責任を問われ、損害賠償金を支払わなければなりませんし、企業のイメージダウンにも繋がるおそれがあります。
そのため、従業員の安全を考慮して、復旧対応を行うメンバーはオフィス近隣に住む従業員に留めましょう。
また、復旧対応を行うメンバーを決めていても実際の災害発生時は何が起こるのか分からず、必ずしも出社できるとは限らないため、メンバーの代行者も複数、選任しておくことが大切です。
ルールを明確にしておく
安否確認は従業員が無事かどうかを確認できることが大前提なので、管理者は誰なのか、集計結果は誰に報告するのか、指示はどうするのかなどを必ず定めた上で浸透させておきましょう。
また従業員とその家族の安否や被災状況など、安否確認でどのような内容を確認するのかを決めておくことも大切です。
内容を決めておかないと集まる情報量がバラバラになってしまうため、結果的に安否確認の集計に手間取ってしまいます。
このルールが曖昧になっていると、いざという時に迅速な安否確認ができないため、必ず安否確認を導入する段階で徹底しておきましょう。
複数の端末で安否確認できるようにする
深夜や休日など業務時間外に広範囲にわたる災害が発生した場合、安否確認担当者も巻き込まれると安否確認までに時間がかかる恐れがあります。
その際に安否確認システムが会社にしか存在せず、すぐには対応できないという状況だと最悪の事態です。
それを防ぐため事前にどのような場所でも安否確認を行えるよう端末を複数用意したり、インターネットでアクセスできる安否確認サービスを用意したりすると良いでしょう。
また管理者を1人だけ選ぶのではなく、住んでいる地域が別々の管理者を複数名選んでおくと万が一の際も安心です。
従業員の登録情報を確認する
安否確認を導入する際に必ず全従業員の情報が正しいのかを確認してください。
新入社員・中途採用者が登録されているのか、退職した従業員の情報は削除されているのか、登録されたメールアドレスは合っているのかなどを確認しておきましょう。
従業員がメールアドレスを変更したまま報告し忘れているという自体は起こり得ますが、そのまま災害が発生すると安否確認や指示が送る手段がほぼなくなってしまうので、注意してください。
普段から確かめておく
災害などが発生してから安否確認を行おうとしても使い慣れておらず迅速な対応ができない、または上手く作動させられないことも想定されます。
そのため、定期的な安否確認の訓練のほか、可能であれば普段から業務連絡で使っておくと良いでしょう。
また訓練で従業員に安否確認を浸透させておけば、緊急時に安否確認に返答しない従業員を減らせるはずです。
リスク情報を早期把握できるFASTALERT
災害発生時は、意思決定に基づいた初動対応をすみやかに開始するために、被害状況などの情報収集を行わなければなりません。
しかし、災害発生時はリソースが限られた状況の中で情報を精査しなければならず、場合によっては対応しきれないおそれがあり、これによって的確な対応ができない可能性があります。
この状況を解決するために自治体や企業では、AI情報収集サービス「FASTALERT」が活用されています。
FASTALERTは、自然災害・事故・事件など自治体や企業におけるリスクが発生した場合にAIが正誤を分析した上でほぼリアルタイムでサービス利用者に提供する仕組みです。
弊社ではFASTALERTの紹介資料やSNSで炎上が起きる理由など、企業や自治体の防災担当者が抱えるお悩みを解決するために防災に関する資料を幅広く用意しています。
詳しくご覧になりたい方は、「防災お役立ち資料」から資料をお気軽にダウンロードしてください。
最後に
安否確認には、従業員の無事を確かめるほか、被災後に事業の継続もしくは早期復旧の対応を行う社員を参集するという重要な役割があるため、インフラ事業など特に社会的な影響の大きいサービスを提供する企業は迅速な安否確認を実現しなくてはなりません。
この記事を参考にして、平時から災害発生時に備えて複数の手段を用意するなどスムーズに安否確認できるようにしておきましょう。